月次運用自動化システム
「MARS」
しんきん共同センター加盟信用金庫様向け「バッチ業務自動化システム（MARS）」
導入事例のご紹介
現状と問題点
※バッチ業務とは※
勘定系システムから送信される還元データと金庫独自のデータを取り込んだ統合データベースを基に金庫文化、地域性を考慮した
各種管理帳表作成やExcel等へのデータ加工をおこなう“金庫補完システム”のことを意味している
【現状】
- 長年に渡り複数の開発者で構築してきた業務システムは、複雑化、肥大化し続け、開発した者が運用するという暗黙のルールが存在し、業務に精通した職員に対する恒常的な高負荷、属人的な運用が続いている
- 毎月初に120本の業務システムの運用を複数職員で担当しているが、運用手順がしっかり定義されておらず対応が曖昧なドキュメントになっているため、担当者間のコミュニケーションミスに起因する手戻り作業が発生している
- システム部門の急激な高齢化が進む中、若手職員の確保が見込めず、スキルの定着化や後任への引継ぎが難しい状況である
- エンドユーザの事情による特別運用（運用でカバーする）があり標準化できない
【問題・課題】
- 今般ベテランの担当者が定年退職を迎え、従来の属人的運用ではシステム運用維持が困難な状況にある
- 専門知識がなくても運用が可能なバッチ業務システムの再構築を図り、システム部門の人材の内部流動性を高める必要がある
- 毎月印刷される膨大な量の帳表のペーパーレス化を推進し、エコ運用に切り替える時期が来ている
信用金庫業界の環境問題に関する行動計画より - 情報系システムによる更なる生産性向上への貢献など金庫の利益拡大に貢献する役割が求められてきており、「守り」ではなく「攻め」の姿勢でIT利活用に取り組むことが求められている
SCB“IT利活用が「金融機関」にもたらすものは”2015.3.18発行より一部引用
金庫様 改善要望
- 人による複雑な判断を排除し、すべてシステムによる判断とする（意識せずに運用プロセスが回る仕組み）
- メンテナンス性を考慮し、システム運用の陳腐化を防ぐことによりコストパーフォーマンスの高い運用管理とする
- 帳表作成（Excelファイル加工含む）までの総時間を少なくとも1日以上短縮する
- 営業店向けに配布する日々の帳表を電子的に配送し、情報伝達リードタイムの短縮と運送コスト削減を実現する
- ハード、ソフト（OS等）は既存の設備を利用し開発費用を抑えたい
バッチ業務処理変遷
※一部（日次処理含む）省略箇所があります
システムイメージ
- 処理概要について
- MARSの起動制御部が当月元帳の作成済みを感知すると、JOB制御部が各種業務APを指定された条件にそって、自動走行させ作成した各種電子帳表類は都度文書管理サーバへ自動登録する
- 異常時対応について
- JOB異常終了時はMARSのJOB制御部から起動監視部へ状態を通知し、原則自動修復処理する
例1)ワークエリア不足が原因であれば自動でワークエリアを拡張、削除し該当箇所から再RUNさせる
例2)致命的なエラーが発生した場合は、担当者並びに保守部門へ緊急メールを送信する等々
- ※想定されるエラーについては、起動監視部の方で対応も含め一元管理しているが、総合運転期間を含めこれまでの5か月間で致命的なエラーは一度も発生していない
- 半自動業務について
- 作成時間が統一できない営業店等で作成するExcelファイルや外部機関からの持ち込みデータの入力タイミングについては、入力が可能になった時点でシステムから知らせる
- ※ 現在MARSが対応可能な金庫補完システムはNTTデータ製の「顧客基本サーバ」で、大容量デリバリ機能を有していることが前提条件となりますが、条件が揃えば他社製品でも対応が可能な場合もございます。ご相談をお受け致しますので、弊社でお役に立つことがございましたら何なりと申しつけください。
導入効果 金庫様コメントより
- バッチ処理総時間が約2日短縮（営業推進関連資料も2日前倒しで提供）され、担当者が本来業務に携わるための稼働を最大限に確保できた
- 事務職の女性1人で自席で事務処理しながら監視作業のみで運用が可能になった
- 帳表の完全電子化を実現し、情報共有とセキュリティを両立するシームレスな情報共有システムが構築できた
- 副次効果として、紙ベース配布を廃止することで、保管スペースが不要となりオフィス空間の有効活用が図られ、システム部門の印刷用紙、トナー等消耗品の支出も激減した
